Xác định và phân tích đúng vấn đề là yếu tố cốt lõi để tìm ra giải pháp. Ứng dụng 5W1H giúp bạn làm được điều này một cách logic và hiệu quả.

Giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng hàng đầu khi đi làm. Tất cả kiến thức, kinh nghiệm của bạn được vận dụng để giải quyết vấn đề cho khách hàng (dù là cá nhân hay doanh nghiệp). Trong quá trình giải quyết vấn đề, điều quan trọng nhất là có thể xác định và phân tích vấn đề một cách chính xác và đa chiều nhất. Điều này tạo tiền đề để bạn có thể đưa ra giải pháp phù hợp và hiệu quả.

Mô hình 5W1H là công cụ đơn giản song mạnh mẽ, giúp bạn xác định và phân tích vấn đề một cách sâu sắc, toàn diện và có hệ thống. Trong bài viết hôm nay, Mindful Career Vietnam gửi đến bạn những thông tin cơ bản nhất về mô hình 5W1H và 6 bước ứng dụng mô hình này trong giải quyết vấn đề.

Nguồn gốc của mô hình 5W1H

Người khởi xướng sử dụng mô hình 5W1H này là Triết gia Hy lạp Aristotle. Ông dùng nó trong việc trả lời những câu hỏi mang tính triết học về nhân sinh quan – thế giới quan.

Sau đó, 5W1H đã được Rudyard Kipling (một tác giả người Anh, đạt Giải Nobel văn học năm 1907) gợi lại trong tuyển tập truyện “Just So Stories” (1902). Ông đã mở đầu câu chuyện “The Elephant’s Child” với bài thơ như sau:

I keep six honest serving-men

(They taught me all I knew);

Their names are What and Why and When

And How and Where and Who.

(Tạm dịch:

Tôi giữ sáu người đầy tớ trung thành bên mình.

Họ giúp tôi biết tất cả mọi thứ.

Tên của họ lần lượt làCái gì – Vì sao – Khi nào – Như thế nào – Ở đâu – Là ai.)

Mô hình 5W1H là gì?

5W1H là chữ viết tắt của sáu câu hỏi sau: 

• What: Cái gì? 
• Who: Ai? 
• Where: Ở đâu? 
• When: Khi nào? 
• Why: Tại sao? 
• How: Làm sao?

Mô hình này giúp bạn đặt ra một bộ câu hỏi có hệ thống để thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết. Nhờ vậy, bạn có thể đánh giá được tình hình hiện trạng, mô tả chính xác bối cảnh đang diễn ra và xác định bản chất thực sự của vấn đề.

6 bước ứng dụng 5W1H để xác định và phân tích vấn đề

Trong quy trình giải quyết vấn đề, việc quan trọng nhất luôn là hiểu rõ về vấn đề đang xảy ra. Chỉ khi hiểu rõ, bạn mới có khả năng xây dựng giải pháp phù hợp. Mindful Career Vietnam xin gợi ý đến bạn 6 bước ứng dụng mô hình 5W1H để xác định và phân tích vấn đề:

What – Cái Gì?

• Dùng để mô tả bối cảnh, nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích.
• Mục tiêu khi sử dụng câu hỏi “Cái gì”: xác định được mục đích, hành động, quy trình…
• Ví dụ như: Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Điều đang gây cản trở là gì?

Who – Ai?

• Dùng để xác định các bên liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.
• Họ có thể là người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp.
• Bạn có thể hỏi những câu như: Ai là người phụ trách? Ai phát hiện vấn đề? Những ai chịu ảnh hưởng từ vấn đề này? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc?

Where – Ở đâu?

• Câu hỏi “ở đâu” dùng để mô tả địa điểm hoặc địa điểm liên quan.
• Đó có thể là mặt bằng, xưởng, trạm làm việc, văn phòng, trong một cuộc họp…
• Các câu hỏi bạn có thể sử dụng: Sự cố nằm ở đâu? Chỗ nào bị chịu ảnh hưởng nặng nề nhất?

When – Khi nào?

• Giúp bạn xác định thời gian tình huống đã, đang hoặc sẽ diễn ra.
• Đơn vị có thể được đo lường bằng ngày, giờ, thời lượng, tần suất…
• Câu hỏi giúp bạn xác định thời gian như: Vấn đề phát sinh từ bao giờ? Tình huống xảy ra vào lúc nào? 

Why – Tại sao?

• Nội dung: Mô tả động cơ, hoặc mục tiêu, hoặc sự biện minh hoặc lý do đằng sau một phương pháp làm việc.
• Câu hỏi “Tại sao” giúp bạn nắm rõ được mục tiêu, mục đích, lí do, động cơ, nguyên nhân của vấn đề.
• Câu hỏi bạn có thể dùng là: Vì sao tình huốn này xảy ra? Nguyên nhân nào dẫn đến điều này? Điều gì gây ra sự cố này?

How – Như thế nào?

• Bạn có thể dùng câu hỏi “như thế nào” để hiểu rõ về cách vấn đề được hình thành, duy trì và cách mà nó ảnh hưởng đến hiện tại.
• Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi mẫu sau đây: Vấn đề đã diễn biến như thế nào? Tình trạng của mọi người khi vấn đề diễn ra như thế nào? Chúng ta sẽ bị tác động như thế nào nếu tình huống này trở nên tệ hơn…

Ưu điểm khi sử dụng 5W1H để xác định và phân tích vấn đề

Dưới đây là 4 ưu điểm vượt trội khi bạn sử dụng 5W1H làm nền tảng để xác định và phân tích vấn đề:

• Đơn giản: Bạn không cần đào tạo hoặc đòi hỏi trình độ cao mới đặt được những câu hỏi này. Bạn chỉ cần một tâm thế “tò mò” và sẵn sàng hiểu sâu.
• Đa chiều: Bạn có thể đặt mọi loại câu hỏi để sự việc được nhìn nhận và phân tích từ nhiều góc độ khác nhau
• Đa năng: Mô hình 5W1H có thể được sử dụng để giải quyết đa dạng vấn đề. Mỗi vấn đề sẽ được điều chỉnh câu hỏi cho phù hợp.
• Toàn diện: Mô hình 5W1H đưa ra phân tích vấn đề một cách toàn diện và tạo cơ hội để xác định được vấn đề cốt

Tóm lại, nhờ tính linh hoạt nên mô hình 5W1H được áp dụng rộng rãi trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau như: marketing, nghiên cứu khoa học, quản trị. Mô hình 5W1H giúp phân tích vấn đề toàn diện hơn, xác định vấn đề gốc chính xác hơn.