Trong quá trình xây dựng và phát triển sự nghiệp, chắc chắn bạn sẽ phải cộng tác với người khác và làm việc đội nhóm. Có rất nhiều kỹ năng để làm việc đội nhóm hiệu quả, mang lại thành tựu cao như trí thông minh cảm xúc (EQ), giao tiếp, thuyết phục, sáng tạo… Thế nhưng, ở khía cạnh mindset, Mindful Career Vietnam cho rằng tư duy hệ thống là một trong những mindset quan trọng nhất.

Tư duy hệ thống là gì?

Tư duy hệ thống là cách nhìn nhận và đánh giá các thành tố trong mối tương quan với nhau thay vì nhìn chúng một cách riêng lẻ. 

Nếu bạn có tư duy hệ thống, bạn luôn nhìn một sự vật – hiện tượng trong bối cảnh liên kết với các yếu tố khác. Bạn hiểu rằng vấn đề không tự phát sinh và duy trì nếu không có một hệ thống các yếu tố củng cố cho nó. 

Đây là lối tư duy bắt buộc phải có để có thể làm việc tốt trong đội nhóm dù ở bất kì cương vị nào: thành viên hay leader. Bởi lẽ, đội nhóm (dù lớn hay nhỏ) chính là một hệ thống. Tư duy hệ thống sẽ giúp bạn có cái nhìn vừa tổng quát vừa chi tiết trong tất cả các vấn đề, đặc biệt là vấn đề về “con người” trong đội nhóm.

Vấn đề “con người” trong đội nhóm

Mỗi cá nhân đã là một hệ thống – hệ thống của các điểm mạnh, điểm yếu, sở thích, quan điểm, động lực, năng lực… Mỗi người cũng chịu tác động từ nhiều hệ thống khác nhau như gia đình, hội nhóm, xã hội… Chính vì thế, khi đối diện với vấn đề “con người” trong đội nhóm, thực chất, bạn đang giải quyết vấn đề của các hệ thống. 

Thử thách lớn nhất khi làm việc với con người đó là chúng ta không có 100% quyền năng thay đổi và kiểm soát. Điều đó đồng nghĩa với việc khi đội nhóm có vấn đề, tư duy thay đổi một cá nhân là kém hiệu quả nhất. Lúc này, bạn cần ngay lập tức đánh giá vấn đề bằng góc nhìn hệ thống.

Để giúp bạn thực hiện điều đó dễ dàng hơn, Mindful Career Vietnam xin giới thiệu 6 công cụ tư duy giúp bạn có thể bắt đầu nhìn nhận và phân tích vấn đề theo tư duy hệ thống.

6 công cụ giúp bạn nhìn vấn đề bằng tư duy hệ thống

Tính liên kết (interconnectedness)

Bất kì yếu tố nào trong hệ thống cũng có sự liên kết với nhau. Trong một hệ thống có thể bao gồm hệ thống nhỏ hơn (gọi là tiểu hệ thống – ví dụ như công ty là hệ thống lớn; phòng ban là hệ thống nhỏ; đội nhóm là hệ thống nhỏ hơn nữa). Các yếu tố hoặc tiểu hệ thống tương tác với nhau tạo ra những mối quan hệ nguyên nhân – kết quả. Kết quả này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Ví dụ: Sự thiếu phối hợp giữa team sales và marketing khiến việc thấu hiểu nỗi đau của khách hàng thiếu tính toàn diện. Điều này dẫn đến những chiến dịch truyền thông thiếu sức chạm và có thể ảnh hưởng đến doanh thu của công ty.

Tổng hợp (synthesis)

Tổng hợp là việc hiểu làm thế nào mà từng thành viên trong đội nhóm làm việc với nhau thành một hệ thống có tính liên kết. Sự thành công của đội nhóm phụ thuộc vào tổng hợp tất cả những mối liên kết giữa từng thành viên.

Khi phân tích vấn đề “con người” bằng tư duy hệ thống, bạn sẽ cần chú tâm đến việc các thành viên tương tác như thế nào và làm sao để họ cùng nhau đạt được mục tiêu mong đợi.

Có thể nói, tổng hợp là cách bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh tất cả những liên kết của các thành viên trong đội nhóm.

Những yếu tố nảy sinh (emergence)

Những yếu tố nảy sinh là kết quả hiển nhiên của sự tổng hợp. Khi các thành viên tương tác và làm việc với nhau sẽ tạo ra những kết quả không thể lường trước được. Đó có thể là sự sáng tạo hơn trong sản phẩm hoặc cũng có thể là sự bất hòa.

Vòng phản hồi (feedback loop)

Sử dụng vòng phản hồi nghĩa là bạn sẽ giám sát hệ thống và từng thành phần của hệ thống. Sau đó, bạn sử dụng những thông tin thu thập được để cải tiến hệ thống. Cụ thể, bạn xem xét cách từng thành viên trong đội nhóm làm việc với nhau để hiểu về cách vận hành từ đó đưa ra sự can thiệp phù hợp và hiệu quả. 

Mối quan hệ nhân quả (causality)

Mối quan hệ nhân quả là cách mà một yếu tố ảnh hưởng đến yếu tố khác trong một hệ thống. Việc hiểu về mối quan hệ nhân quả giúp bạn đưa ra quyết định can thiệp vào hệ thống đúng cách, đúng thời điểm và tạo ra sự thay đổi phù hợp.

Mối quan hệ nhân quả trong hệ thống thường mang tính xoay vòng. Ví dụ như team sales cung cấp insight đắt giá về trải nghiệm của khách hàng cho team marketing. Nhờ vậy, các chiến dịch truyền thông chăm sóc khách hàng có độ chạm cao. Khách hàng quay trở lại nhiều hơn với team sales. Điều này càng thúc đẩy sự phối hợp của hai team.\

Bản đồ hệ thống (systems mapping)

Bản đồ hệ thống chỉ ra cách mà từng yếu tố liên kết, ảnh hưởng và vận hành trong một bối cảnh phức tạp. Từ đây, bạn có thể dùng những insight có được về hệ thống để cải tiến những chính sách, quy tắc phù hợp nhằm tạo tác động tích cực. Bản đồ hệ thống giúp bạn hình dung cấu trúc của toàn bộ hệ thống vầ dự đoán những kết quả thông qua những mô phỏng.

Ở khía cạnh làm việc đội nhóm, bản đồ hệ thống có thể chỉ ra cấu trúc của nhóm. Cấu trúc đó có thể là cấu trúc phẳng, cấu trúc phân tầng hoặc phi tập trung…

Giải quyết vấn đề “con người” bằng góc nhìn hệ thống

Mỗi hệ thống đội nhóm có những đặc điểm khác nhau đòi hỏi sự linh hoạt trong việc giải quyết vấn đề về “con người”. Tuy nhiên, Mindful Career Vietnam có một vài gợi ý sau đây để bạn có thể định hướng giải pháp bằng tư duy hệ thống.

Thay đổi mindset

Để giải quyết vấn đề bằng tư duy hệ thống, trước tiên, bạn cần ngay lập tức thay đổi góc nhìn của mình.

Khi làm việc đội nhóm không đạt kết quả mong đợi, chúng ta rất dễ quy trách nhiệm cho mỗi cá nhân. Thế nhưng, góc nhìn hệ thống chú trọng tính tương tác giữa các yếu tố. Việc này cho phép chúng ta ngay lập tức loại bỏ tâm thế đổ lỗi cho từng thành viên. Vấn đề của đội nhóm nằm ở cách mỗi cá nhân làm việc với nhau.

Quan sát sự vận hành của hệ thống

Bạn có thể bắt đầu bằng cách nhận diện từng yếu tố trong hệ thống hoặc các tiểu hệ thống. Trong đội nhóm, các yếu tố bao gồm các thành viên, hệ thống dữ liệu, phần mềm quản lý công việc chung… Các tiểu hệ thống có thể bao gồm nhóm thiết kế sản phẩm, nhóm marketing – truyền thông… 

Sau đó, bạn tiếp tục quan sát dòng chảy vận hành của đội nhóm, bao gồm cách mà từng thành viên tiếp nhận và xử lý thông tin từ đồng đội hoặc khách hàng.

Nhận diện vấn đề

Sau khi quan sát sự vận hành của hệ thống, hãy vẽ lại sơ đồ cấu trúc của đội nhóm. Từ đó, nhận diện vấn đề đang tồn tại và cách bạn mong đợi từng thành viên sẽ làm việc với nhau để đạt hiệu quả cao. 

Do vấn đề mang tính hệ thống, bạn sẽ cần quan sát rất kĩ càng từng mối liên kết giữa các thành viên. Thậm chí, bạn có thể sẽ cần vẽ lại sơ đồ quy trình mà thông tin, công việc, giao tiếp… được diễn ra trong đội nhóm.

Lựa chọn giải pháp thích hợp

Khi bạn đã biết được vấn đề, có nhiều cách để giải quyết như xóa bỏ mối liên kết không hiệu quả, xây dựng những liên kết mới, tăng tốc hoặc giảm tốc quy trình làm việc… 

Tuy nhiên, bạn sẽ cần cân nhắc thật kỹ lưỡng trước khi thực hiện giải pháp. Bởi lẽ, những can thiệp mang tính hệ thống thường mang tính rủi ro cao, ảnh hưởng đến sự vận hành của toàn đội nhóm. Hãy đảm bảo giải pháp của mình không tạo ra gây đổ vỡ cho hệ thống.

Tóm lại, tư duy hệ thống là không thể thiếu khi làm việc đội nhóm. Lối tư duy hệ thống giúp giải quyết vấn đề một cách lớp lang, có cấu trúc, giúp sự thay đổi diễn ra toàn diện. Giải quyết vấn đề đội nhóm dưới góc nhìn hệ thống yêu cầu mỗi cá nhân đều phải chịu trách nhiệm để tương tác với nhau hiệu quả hơn. 

Tuy nhiên, tư duy hệ thống không đồng nghĩa với việc bỏ mặc từng thành viên. Nhu cầu, động lực, tính cách, sự cam kết… của mỗi người vẫn cần được quan tâm. Đây là cách để bạn tạo ra những thay đổi hệ thống có sức ảnh hưởng trong đội nhóm của mình.