Mô hình 5W1H được khởi xướng bởi Triết gia Hy lạp Aristotle là viết tắt của What? Who? Where? When? Why? How? (Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi? Tại sao? Làm sao?)
Đối với Aristotle, các yếu tố này được sử dụng để phân biệt hành động tự nguyện hay không tự nguyện, một sự khác biệt quan trọng đối với ông. Những yếu tố này đã được Aristotle sử dụng để mô tả và đánh giá hành động đạo đức về Những gì đã hoặc nên làm, Ai đã làm, Nó được thực hiện như thế nào, Nó xảy ra ở đâu và quan trọng nhất là vì lý do gì (Tại sao).
Sau đó “Năm chữ W – và một chữ H” đã được Rudyard Kipling* gợi lại trong tuyển tập truyện Chuyện là như thế (Just So Stories) (1902), ông đã mở đầu mẫu chuyện Chú Voi con (The Elephant’s Child) với bài thơ:
I keep six honest serving-men
(They taught me all I knew);
Their names are What and Why and When
And How and Where and Who.
*Rudyard Kipling (30/12/1865 – 18/1/1936)): tác giả người Anh, đạt Giải Nobel văn học năm 1907
(Tạm dịch:
Tôi giữ sáu người đầy tớ trung thành bên mình.
Họ giúp tôi biết tất cả mọi thứ.
Tên của họ lần lượt là
Cái nào – Nguyên nhân – Khi nào – Thế nào – Địa điểm và Ai đó.)
Đến năm 1917, mô hình “5 W” đã được dạy trong các lớp báo chí của trường Trung học.
Vào những năm 2000s, mô hình 5W đôi khi bị nhầm lẫn cho là của Kipling, đặc biệt là trong những tài liệu về chất lượng và quản lý.
5W1H là gì
5W1H là chữ viết tắt của sáu câu hỏi sau: Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi? Tại sao? Làm sao? Mô hình này bao gồm việc đặt ra một bộ câu hỏi có hệ thống để thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để lập báo cáo về tình hình hiện trạng với mục đích xác định bản chất thực sự của vấn đề và mô tả bối cảnh chính xác.
Việc sử dụng câu hỏi mở giúp xác định, làm rõ và phân định vấn đề.
Mô hình 5W1H sử dụng để làm gì?
Mô hình 5W1H có nhiều ứng dụng khác nhau. Nhờ tính đơn giản và linh hoạt nên nó hoàn toàn phù hợp với nhiều cấu trúc, cấu hình và vấn đề khác nhau và mọi cấp độ.
Ưu điểm của mô hình 5W1H
Đơn giản: không cần đào tạo hoặc đòi hỏi trình độ cao mới đặt được những câu hỏi này
Có hệ thống: có thể đặt các câu hỏi mọi lúc, mọi nơi và sự việc được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau
Đa năng: nó có thể được sử dụng để giải quyết mọi vấn đề, tùy vào từng vấn đề thì điều chỉnh câu hỏi cho phù hợp
Toàn diện: mô hình này đưa ra cái nhìn tổng thể về vấn đề gặp phải và có thể quyết định phương thức xử lý phù hợp.
Thành phần trong 5W1H
What – Cái Gì?
Nội dung: Mô tả nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích dự án.
Mục tiêu: Mục đích, hành động, thủ tục, máy móc, v.v.
Câu hỏi mẫu: Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Đặc điểm sản phẩm là gì?
Who – Ai?
Nội dung: Xác định các bên liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.
Mục tiêu: Người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp, v.v.
Câu hỏi mẫu: Ai phụ trách? Ai là người tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc?
Where – Ở đâu?
Nội dung: Mô tả địa điểm hoặc địa điểm liên quan.
Mục tiêu: Mặt bằng, xưởng, trạm làm việc, v.v.
Câu hỏi mẫu: Mô hình áp dụng ở đâu? Sự cố nằm ở máy nào?
When – Khi nào?
Nội dung: Xác định thời gian tình huống đã, đang hoặc sẽ diễn ra.
Mục tiêu: Ngày, thời lượng, tần suất, v.v.
Câu hỏi mẫu: Mất bao lâu để thực hiện cách này? Ngày cài đặt là khi nào? Bao lâu thì vấn đề phát sinh?
Why – Tại sao?
Nội dung: Mô tả động cơ, hoặc mục tiêu, hoặc sự biện minh hoặc lý do đằng sau một phương pháp làm việc.
Mục tiêu: Mục tiêu, mục đích, biện minh, v.v.
Câu hỏi mẫu: Tại sao là phương án này? Tại sao chương trình đào tạo này hoặc thiết bị này được chọn?
How – Làm sao?
Nội dung: Xác định cách tiến hành, các bước và phương pháp được sử dụng.
Mục tiêu: Các thủ tục, phương pháp tổ chức, các hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng, v.v.
Câu hỏi mẫu: Trong điều kiện hoặc hoàn cảnh nào? Bộ phận được tổ chức như thế nào? Dịch vụ hoạt động như thế nào?
Tóm lại:
Nhờ tính linh hoạt nên mô hình 5W1H được áp dụng rộng rãi trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau như: marketing, nghiên cứu khoa học, quản trị … giúp tạo động lực, cải tiến trong lĩnh vực hoạt động. Mô hình 5W1H mang đến một cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề đang xử lý, điều này tránh hiện tượng ngộ nhận mọi ý kiến, lý lẽ của bản thân là đúng.
Mô hình 5W1H có thể kết hợp với mô hình khác (ví dụ như kết hợp cùng biểu đồ xương cá) giúp đội nhóm nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh, các giải pháp và tìm ra được mới liên hệ giữa chúng để đạt mục tiêu mong muốn, đặc biệt khi được áp dụng trong một môi trường đội nhóm có tính an toàn về mặt tâm lý.
Tài liệu tham khảo:
Wikipedia, “Five Ws”, xem tại https://en.wikipedia.org/wiki/Five_Ws, vào ngày 06/02/2022.
Humanperf (03/05/2018) “#NowIUnderstand Glossary: the 5W1H method”, xem tại https://www.humanperf.com/en/blog/nowiunderstand-glossary/articles/5W1H-method, vào ngày 06/02/2022.
Edraw Content Team, “5W1H Method” xem tại https://www.edrawsoft.com/business-diagram/5w1h-method.html, vào ngày 06/02/2022.
